Un flux de facturi primite, dus cap la cap, intră de regulă între 700 și 1.500 EUR la noi, preț fix, livrat în una sau două săptămâni. Ce mută cifra în interval nu e volumul de facturi, ci numărul de formate diferite și cât de ușor se scrie în sistemul tău contabil.
Facturile primite sunt de obicei primul proces pe care îl automatizează o firmă mică, și pe bună dreptate: sosesc constant, regulile sunt aceleași de fiecare dată, iar greșeala de tastare costă bani reali, nu doar nervi.
Problema e că la întrebarea „cât costă" primești aproape peste tot același răspuns: „depinde, hai să vorbim". Mai jos e răspunsul cu cifre, plus ce anume schimbă cifra.
Grila noastră, publicată
Scanarea inițială e pe cheltuiala noastră. Diagnosticul AI costă 490 EUR și se creditează integral într-un build pornit în treizeci de zile. O automatizare cap la cap costă între 700 și 1.500 EUR. Un agent de producție pornește de la 3.500 EUR. Retainerul, dacă îl vrei, pornește de la 290 EUR pe lună.
Pentru facturi primite, majoritatea firmelor de sub cincizeci de oameni aterizează în treapta de 700 până la 1.500 EUR. E preț fix, nu estimare pe ore, iar termenul e de una sau două săptămâni.
Trepte de care ai nevoie doar în cazuri specifice:
- Diagnostic AI, 490 EUR. Îl iei când vrei certitudine înainte să angajezi bugetul de build: ce e fezabil, ce nu, cu ce se integrează și care e cifra reală. Cinci zile lucrătoare. Se scade integral dintr-un build pornit în treizeci de zile, deci dacă mergi mai departe nu e un cost în plus.
- Agent de producție, de la 3.500 EUR. Îl iei când facturile sunt doar o parte dintr-un flux mai mare care include potrivire cu comenzi, aprobări pe niveluri și excepții tratate automat.
Prețurile sunt finale. DeviDevs e neplătitor de TVA (art. 310 Cod fiscal), deci nu se adaugă TVA peste ele. Grila completă e pe pagina de prețuri.
Ce urcă prețul, concret
Astea sunt lucrurile pe care le întrebăm la scanare, pentru că fiecare dintre ele mută cifra.
Câte formate diferite de factură primești. Zece furnizori care trimit toți PDF generat de același tip de program e un caz. Zece furnizori dintre care trei trimit scanuri strâmbe făcute cu telefonul e alt caz. Extragerea din documente curate e ieftină. Extragerea fiabilă din scanuri proaste costă, pentru că trebuie și verificată.
Dacă sistemul tău contabil are un API sau nu. Asta e cel mai mare comutator de preț și aproape nimeni nu se așteaptă la el. Dacă programul de contabilitate acceptă import structurat sau are un API documentat, scrierea datelor e partea simplă. Dacă singura cale de intrare e un om care tastează într-o interfață, discuția devine alta și prețul urcă.
Câte niveluri de aprobare există. Contabilul aprobă tot: simplu. Peste o mie de euro semnează și administratorul, iar pe anumite categorii semnează șeful de departament: fiecare regulă în plus e o ramură de testat.
Dacă trebuie potrivire cu comanda și recepția. Compararea facturii cu comanda emisă și cu ce a intrat efectiv în depozit e altă categorie de muncă față de „ia datele din PDF și pune-le în contabilitate". Utilă, dar nu e același proiect.
Ce faci cu excepțiile. O factură care nu se potrivește cu nimic trebuie să ajungă la un om, cu explicația de ce a fost oprită. Fluxul de excepții e partea pe care o taie primii toate demonstrațiile frumoase și partea din cauza căreia automatizările făcute în grabă sunt abandonate după două luni.
Vezi în 1 minut dacă se poate automatiza îți dă o primă citire pe fluxul tău, fără să programezi nimic.
Ce coboară prețul
Vestea bună e că mai mult de jumătate din factorii de mai sus sunt în controlul tău, iar unii nu costă nimic.
Un singur canal de intrare. Dacă toate facturile ajung într-o singură căsuță de email dedicată, în loc de patru adrese personale plus WhatsApp plus hârtie, ai eliminat o bucată întreagă de complexitate înainte să înceapă cineva să construiască.
Furnizorii care trimit deja electronic. Cu cât mai multe facturi vin ca fișier structurat și nu ca poză, cu atât mai puțin de construit și de verificat.
Un singur aprobator, la început. Poți adăuga reguli de aprobare în etapa a doua, după ce fluxul de bază merge. Nu e nevoie să intre tot din prima.
Un proces deja scris. Dacă poți descrie în zece rânduri ce se întâmplă cu o factură de când sosește până când e înregistrată, ai scurtat singur analiza.
Când nu merită
Sub douăzeci de facturi pe lună, calculul rar iese, oricât de neplăcută ar fi munca. Dacă ești la limită, cel mai onest lucru e să numeri: câte facturi pe lună, câte minute fiecare, care e costul orar real al persoanei care le face. Cifra aia îți spune singură dacă are sens, iar noi îți spunem la scanare dacă nu are.
Al doilea caz în care nu merită: dacă urmează să schimbi programul de contabilitate în următoarele luni. Construiești pe o țintă mobilă și plătești de două ori. Aștepți migrarea, apoi automatizezi.
Cum se face calculul de amortizare, pas cu pas, e explicat în cât durează până se plătește o automatizare.
Întrebări frecvente
Cât costă automatizarea facturilor primite?
La noi, un flux de facturi primite dus cap la cap intră de regulă în intervalul 700 până la 1.500 EUR, preț fix, livrat în una sau două săptămâni. Dacă vrei întâi certitudine pe cifră și pe fezabilitate, Diagnosticul AI costă 490 EUR și se scade integral dintr-un build pornit în treizeci de zile. Prețurile sunt finale, fără TVA adăugat.
Ce anume face prețul să crească?
Numărul de furnizori cu formate diferite, lipsa unui API la sistemul tău contabil, regulile de aprobare pe mai multe niveluri, și nevoia de potrivire între factură, comandă și recepție. Un singur canal de intrare și un contabil care aprobă tot ține prețul jos. Cinci canale și trei aprobatori îl urcă.
Merită dacă primesc 40 de facturi pe lună?
De obicei da, dar depinde de cât durează una. La patruzeci de facturi și cinci minute fiecare înseamnă peste trei ore pe lună doar tastare, plus corecțiile de la greșeli. Sub douăzeci de facturi pe lună, calculul rar iese și îți spunem asta direct la scanare, în loc să îți vindem un build.
Pasul următor
Ca să îți dăm o cifră reală, nu un interval, avem nevoie de trei lucruri: câte facturi pe lună, în ce sisteme trebuie să intre datele, și cine aprobă.
Programează scanarea, pe cheltuiala noastră. Maximum două ore, ne uităm la fluxul tău de facturi și îți spunem cifra, sau îți spunem că nu merită.